मुंबई : महाराष्ट्र सरकारने मोठा निर्णय घेत ई-ऑफिस प्रणालीचा वापर मंत्रालयात आता सक्तीचा केला आहे. येत्या १ जून २०२५ पासून मंत्रालयात कुठल्याही कागदी फाईल्स स्वीकारल्या जाणार नाहीत, अशी स्पष्ट सूचना उद्योग, ऊर्जा, कामगार व खनिकर्म विभागाने जारी केली आहे. या निर्णयामुळे शासकीय कामकाज वेगवान, पारदर्शक आणि डिजिटल होणार असून, नागरिकांच्या कामकाजात गती येण्याची शक्यता आहे.
१ जूनपासून मंत्रालयात केवळ ई-फाईल स्वरुपातील नस्त्याच स्वीकारल्या जातील. स्कॅन करून पाठवलेल्या कागदपत्रांना देखील यामध्ये मान्यता दिली जाणार नाही. प्रत्येक ई-फाईल ग्रीन नोटद्वारे तयार करून संबंधित अधिकाऱ्यांच्या डिजिटल स्वाक्षरीने सादर करणं अनिवार्य आहे.कोणत्याही प्रकारचा भौतिक टपाल आता कार्यासनाकडे पाठवू नये, तो ई-ऑफिसद्वारेच पाठवावा, असे आदेश आहेत. सहसचिव, सचिव, अपर मुख्य सचिव यांच्या कार्यालयात देखील भौतिक टपाल स्वीकारण्यास मनाई आहे.
अशा प्रकारचा टपाल मध्यवर्ती केंद्रात जमा करावा लागेल…
राज्य शासनाने १५० दिवसांच्या कार्यक्रमात ई-ऑफिसचा १००% वापर हे उद्दिष्ट ठेवले असून त्यासाठी २५ गुणांची गुणांकन पद्धत लागू करण्यात आली आहे.
‘महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्तिका, १९६३’ मध्ये सुधारणा करत आता ‘२०२३ नियमपुस्तिका’ लागू करण्यात आली आहे. त्यानुसार संपूर्ण शासकीय कामकाज ई-ऑफिसद्वारेच व्हावं, असा स्पष्ट आदेश आहे.
उद्योग, ऊर्जा, कामगार व खनिकर्म विभागाच्या सर्व प्रभाग व क्षेत्रीय कार्यालयांनाही ई-ऑफिस सक्तीचं करण्यात आलं असून, कोणत्याही परिस्थितीत कागदी फाईल्स वा टपाल पाठवू नये, याचे स्पष्ट निर्देश देण्यात आले आहेत. सरकारच्या या डिजिटल क्रांतीमुळे पारंपरिक कागदी कामकाजाचा युग संपुष्टात येत असून, प्रशासन अधिक गतिमान, कार्यक्षम आणि पारदर्शक होणार आहे. या निर्णयामुळे ‘फाईल खोळंबली’ ही जुनी तक्रारही आता इतिहासजमा होणार आहे.
शासनाच्या परिपत्रकात नेमकं काय ?…
शासकीय कामकाजात संगणकाचा अधिकाधिक वापर करून शासकीय कामकाज गतिमान व्हावे, कामकाजात सुसुत्रता यावी, दस्ताऐवज व माहिती सुरक्षित रहावी, निर्णय प्रक्रिया गतिमान व सुलभ व्हावे यासाठी शासकीय कामकाजात दि.१.४.२०२३ पासून ई ऑफीस प्रणालीचा प्रभावी वापर करण्याच्या दृष्टीने शासन परिपत्रकान्वये सूचना निर्गमित केलेल्या आहेत. त्यानुषंगाने उद्योग, ऊर्जा, कामगार व खनिकर्म विभागात ई-ऑफीस चा वापर करण्यासाठी वेळोवेळी सूचना देण्यात आलेल्या आहेत. मात्र या विभागात सदर प्रणालीचा वापर होत नसलेचे निदर्शनास आले. त्यामुळे येथील कार्यालयीन आदेशान्वये दि.१.१.२०२४ पासून या विभागात ई-ऑफीस प्रणालीचा वापर करणे अनिवार्य केलेले आहे. त्यानंतरही ई-ऑफीस चा वापर होत नसल्याने पत्रांन्वये सूचना निर्गमित केलेल्या आहेत. अद्यापही या विभागांतर्गत शासकीय कामकाजात ई-ऑफीस चा प्रभावी वापर होत नसल्याचे निदर्शनास आले आहे. तसेच महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धती-२०२३ च्या मार्गदर्शक सूचनांनुसार सर्व टपाल इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपातच तयार व जतन केले जावे. फिजीकल फाईल केवळ अत्यावश्यक परिस्थितीतच तयार केली जावी. प्रशासकीय प्रक्रियेमध्ये पारदर्शकता व कार्यक्षमता आणण्यासाठी सामान्य प्रशासन विभागाच्या शासन निर्णय दि.१२ जुलै, २०२४ अनुसार धोरणात्मक निर्णय घेण्यात आलेला आहे. याशिवाय, नवीन नोंदी तयार करताना महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धतीचा वापर करावा. सर्व विभागांनी याचे पालन करणे बंधनकारक आहे.
तसेच १५० दिवसांच्या कार्यक्रमामध्ये देखील ई-ऑफीसच्या प्रभावी वापराबाबत मुद्दा समाविष्ट केला असून सदर उद्दिष्ट पूर्ण करण्यासाठी गुणांकन (२५ गुण) ठेवण्यात आलेले आहे. वरील वस्तुस्थिती विचारात घेता तसेच १५० दिवसांच्या कार्यक्रमातील सदर प्रणालीचा १०० टक्के वापराबाबतची कालबद्धता विचारात घेता विभागांतर्गत ई-ऑफीस चा वापर बंधनकारक करण्याची बाब विचाराधीन होती. शासन परिपत्रक, उद्योग, ऊर्जा, कामगार व खनिकर्म विभागात तसेच सदर विभागाच्या अधिनस्त सर्व क्षेत्रीय कार्यालयांमध्ये दि.१.६.२०२५ पासून ई-ऑफीस (E-Office) चा वापर करणे बंधनकारक करण्यात येत आहे.
विभागांतर्गतच्या नस्त्या या ई-फाईल स्वरूपातच असणे आवश्यक असल्याने भौतिक स्वरूपातील नस्त्या (Physical Files) पाठविणे बंद करावे.
आंतर-विभागीय नस्त्या ई-फाईल स्वरूपात स्वीकारणे बंधनकारक केल्याने कोणत्याही भौतिक स्वरूपातील नस्त्या पाठवल्या किंवा स्वीकारल्या जाऊ नयेत.
भौतिक स्वरूपातील नस्त्या स्कॅन करून ई-ऑफिसद्वारे पाठवू नये.
ई-फाईल केवळ ग्रीन नोट वापरून आणि विभागाच्या सहसचिव/ सचिव / अपर मुख्य सचिव यांच्यासह सर्व संबंधित अधिकाऱ्यांच्या डिजिटल स्वाक्षरी (Digital Signature/E Signature) वापरूनच तयार करून सादर कराव्यात.
नोंदणी शाखेकडे आलेले भौतिक स्वरूपातील टपाल संबंधित कार्यासनाकडे पाठविण्याचे पूर्णपणे बंद करावे. सदरचे टपाल केवळ ई-ऑफीसद्वारेच पाठविण्यात यावे.
नोंदणी शाखेकडे आलेले भौतिक स्वरूपातील टपाल संबंधित कार्यासनाकडे पाठविण्याचे पूर्णपणे बंद करावे. सदरचे टपाल केवळ ई-ऑफीसद्वारेच पाठविण्यात यावे.
विभागाच्या अपर मुख्य सचिव/प्रधान सचिव/सचिव यांच्या कार्यालयात तसेच संबंधित सर्व सह सचिव/उप सचिव यांचेकडे येणारे टपाल कोणत्याही परिस्थितीत भौतिक स्वरूपात स्वीकारू नये. संबंधितांनी अशा प्रकारचे भौतिक टपाल स्वीकारण्यास विनंती केल्यास त्यांना सदरचे टपाल मध्यवर्ती टपाल केंद्रात जमा करण्याबाबत सूचना देण्यात याव्यात.
उद्योग, ऊर्जा, कामगार व खनिकर्म विभागातील सर्व प्रभागांच्या अधिनस्त सर्व क्षेत्रीय कार्यालयांना देखील ई-ऑफीस प्रणालीचा वापर करणे बंधनकारक करण्यात येत आहे. कोणत्याही परिस्थितीत भौतिक स्वरूपात टपाल पाठविले जाणार नाही, याची दक्षता सर्व क्षेत्रीय कार्यालयांनी घ्यावी.
सदर सूचनांचे काटेकोरपणे पालन करण्यात येईल, याची दक्षता घेण्यात यावी. सदर शासन परिपत्रक महाराष्ट्र शासनाच्या www.maharashtra.gov.in या संकेतस्थळावर उपलब्ध करण्यात आले असून त्याचा सांकेताक क्रमांक २०२५०५२९११०२५५१८१० आहे.
